Receipt note kya hai,tally me receipt note entry kaise kare ,GRN in tally erp9,what is grn in tally, grn kya hota hai Goods receipt note in hindi
What is GRN in Tally
आज इस पोस्ट में हम सीखेंगे Receipt note क्या है Tally में receipt note entry kaise karte है.जब कस्टमर supplier को माल का ऑर्डर देता है और supplier द्वारा जब उस मॉल की डिलीवरी प्राप्त होती है तो मॉल साथ के साथ में एक डॉक्यूमेंट भी भेजा जाता है उसमे प्राप्त मॉल की inventory detail लिखी होती है मतलब जो गुड्स भेजी गयी है उसका नाम ,quantity, इत्यादि लिखे गये होते है वैसे तो रिसीप्ट नोट को computarised तोर पर ज्यादा महत्व नहीं दिया जाता है लेकिन ये मैन्युअली बनाकर भी भेजा जाता है. supplier से प्राप्त मॉल को inword register में note किया जाता है.और अगर एकाउंटिंग के लिए tally software का उपयोग किया जा रहा हो तो tally में रिसीप्ट नोट एंट्री करके भी किया जा सकता है और इसके फायदे भी है जो इस लेख में आगे बताये गए है.
Tally में रिसीप्ट नोट वाउचर का उपयोग करने किये करने से पहले रिसीप्ट नोट को enable करना होंगा इसके लिए निचे दी गयी स्टेप्स को समझे.
Enable Goods Receipt note in Tally
- सबसे पहले टैली में उस कंपनी को ओपन करे जिमसे receipt note का उपयोग करना है
- कंपनी ओपन करने के बाद दाई बाजु में वर्टीकल बटन बार से F11 : Features पर क्लिक करे.
- अब company Features के अंतर्गत inventory features पर क्लिक करे.
- Inventory features में Other features में Use tracking numbers ( enable delivery and receipt notes ) को yes करे
- अब Ctrl + S बटन press करके सेटिंग को सेव कर दीजिये.
Tally me receipt note entry kaise kare ?
tally me receipt note voucher entry kaise karna hai इसके लिए निचे दी गयी स्टेप्स जो ध्यान से पढ़े. इस पोस्ट में रिसीप्ट नोट को बहुत ही आसानी से और विस्तार में बताया गया इसलिए इसे अंत तक पढ़े और हर एक आप्शन को समझे. जिससे practically टैली में एंट्री करने में आसानी होंगी.
- supplier से जो डॉक्यूमेंट प्राप्त होता है वो supplier के लिए डिलीवरी नोट होता है और वो ही डॉक्यूमेंट जब buyer को प्राप्त होता है तो उसके लिए वो रिसीप्ट नोट होता है उसी से प्राप्त item को चेक किया जाता है.रिसीप्ट नोट प्राप्त मॉल से चेक हो जाने के बाद उस डॉक्यूमेंट के आधार पर रिकॉर्ड के लिए टैली में रिसीप्ट नोट की एंट्री की जाती है.अब tally में इसकी क्या process है ये जान लेते है.
- Gateway of tally से inventory vouchers पर Enter करे.
- रिसीप्ट नोट एंट्री के लिए shortcut key Alt + F9 का उपयोग करे.या फिर वर्टीकल बटन बार से F9 : Receipt note पर क्लिक करे.
- अब स्टेप बाय स्टेप रिसीप्ट नोट entry pass करना है
- रिसीप्ट नोट नंबर : ये voucher number होता है जो Tally में method of numbering के अनुसार आता है.सामान्यतः ये automatic रखा जाता है.
- Reference number : यहाँ supplier delivery note का नंबर दिया जाता है.
- Party A/c name : यहाँ list of ledger Account से supplier का नाम सेलेक्ट किया जाता है
- Party ledger सेलेक्ट करने के बाद एक window ओपन होंगा. जिमसे order details और supplier details आता है
Order detail ,receipt detail and supplier detail in grn
- 1 . order No(s) : यदि पहले purchase order के एंट्री पास की गयी है तो यहाँ list of orders में से order number को सेलेक्ट करना है order number सेलेक्ट करने पर dt. में order date आ जाती है. order date फिर कर्सर list of orders पर आता है यहाँ एक से ज्यादा order number भी सेलेक्ट किये जा सकते है यदि प्राप्त item अलग अलग order form से है तो वे सभी orders यहाँ सेलेक्ट किये जाते है
- 2.Other Reference(s) : यहाँ order form से रिलेटेड कोई रिफरेन्स दे सकते है
- Receipt Detail : रिसीप्ट डिटेल में Received Goods की आवश्यक जानकारी दर्ज की जाती है जैसे की जिस ट्रांसपोर्ट के जरिये गुड्स प्राप्त हुई है उस ट्रांसपोर्ट का नाम,ट्रांसपोर्ट से प्राप्त LR का Number,destination में जाता मॉल गुड्स प्राप्त की गयी है वो लोकेशन.
- Supplier Details : Party A/c name में supplier का लैजर पहले से ही सेलेक्ट किया जाता है इसलिये यहाँ लैजर में जो detail होता है वो आ जाता है जैसे supplier name ,address,Country,State,GSTIN/UIN .
- Name of item : नेम ऑफ़ आइटम में items purchase order form से आ जाते है लेकिन ऐसा भी हो सकता है purchase order form में 4 item हो और 3 item प्राप्त हुए हो ऐसे में उस एक item को रिसीप्ट नोट में से हटाना होंगा . item पर Ctrl+D दबाने से item revome हो जाता है.
- Item Allocation for : name of item पर क्लिक करने पर एक विंडो ओपन होता है जो Item Allocation के लिए होता है जिसमे कुश जरुरी डिटेल डाला जाता है जिनके बार में यहाँ बताया गया है :
Tracking number in Tally Receipt note voucher
- 1. Tracking Number : यहाँ पर reference no. में दिया गया number आता है लेकिन ये जरुरी नहीं की वो ही tracking number दिया जाये list of tracking number में दो number आते है एक receipt note voucher number और दूसरा receipt note reference number इसके अलावा भी दो विकल्प और दिए जाते है new number और Not applicable .New Number में receipt note voucher number और receipt note reference के अलावा और कोई number दिया जा सकता है और Not applicable करने पर item के लिए कोई tracking नहीं आता है लेकिन Not applicable करने से पहले एक बात जान ले की यदि रिसीप्ट नोट में item में tracking number नहीं रहा तो purchase invoice में भी tracking number नहीं आयेंगा ऐसे में receipt note और purchase bill दोनों की एंट्री होने पर स्टॉक double हो जायेंगा. इसलिए item को tracking number देकर purchase bill में item में tracking number सेलेक्ट करना चाहिए. इसके बारे में अगली पोस्ट में बताया जायेंगा.
- 2.Order No : आइटम जिस purchase order से है उस purchase order का number यहाँ सेलेक्ट करना है
- 3.Location :यदि माल ( Goods) को एक से ज्यादा लोकेशन पर रखा जाता है तो टैली में location / Godown को भी मेन्टेन किया जा सकता है .और यहाँ पर ये विकल्प तभी आता है जब tally में godown / location को enable किया गया हो.
- 4 .Quntity : यहाँ quantity दर्ज की जाती है.यदि receipt note में order number सेलेक्ट किया गया है तो परचेस आर्डर फॉर्म में जो item quantity दी गयी है वो यहाँ पर आ जाती है इस quantity allocation में बदलाव किया जा सकता है. या फिर भिन्न भिन्न लोकेशन में विभाजित भी किया जा सकता है.जिस प्रकार इमेज में दिखाया गया है.
- Narration : यहाँ रिसीप्ट नोट के लिए narration दर्ज किया जा सकता है.
- Accept : Finally अब accept करने के लिए yes / no. का विकल्प आयेंगा. receipt note voucher सेव करने के लिए yes पर क्लिक करके या इंटर बटन press करके accept किया जाता है
Receipt Note format in tally
Tally me receipt note print format किस प्रकार होता है दिए गए फॉर्मेट को देखे यदि आप tally में goods receipt note बनाते है तो प्रिंट format इस तरह से होंगा .
टैली रिसीप्ट नोट के बारे में जरुरी बाते :
- टैली में receipt note voucher pass / एंट्री करने पर स्टॉक आइटम की एंट्री हो जाती है और जब उस receipt note के अगेंस्ट में परचेस बिल की एंट्री की जाती है तो वो स्टॉक item परचेस बिल से रिकॉर्ड होते है .
- बहुत बार ऐसा होता खरीददार को माल तो मिल जाता है पर उसका परचेस बिल उसी समय नहीं मिलता ऐसे में receipt note से tally में ही track किया जा सकता है की किन किन आइटम के परचेस invoice नहीं आये है .
- receipt note एंट्री बिना परचेस order के भी की जा सकती है
- परचेस बिल की एंट्री करते समय item के लिए receipt note tracking number सेलेक्ट करना जरुरी है.यही tracking number सेलेक्ट नहीं किया गयी तो स्टॉक की double entry हो जाएँगी
Conclusion :
Supplier से माल की delivery मिलने पर tally में receipt note voucher में एंट्री की जाती है .tally में इसके लिए पहले receipt note voucher को enable किया जाता है .इस voucher में tracking number का उपयोग किया जाता है जब purchase bill की एंट्री की जाती है तब tracking number द्वारा ही receipt note के आइटम्स को purchase बिल में लिया जाता है .
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